domenica 17 ottobre 2021

Guida per organizzare convegni e congressi: parte 1

Da questo mese tornano congressi, convegni e meeting aziendali: linee Guida anti Covid-19 e tutte le regole da rispettare

Numero massimo di partecipanti in base a posti disponibili, regole di entrata e uscita, bagagli  lasciati nell’armadio, distanza tra i sedili di almeno un metro, igienizzazione costante delle postazioni e degli strumenti utilizzati dai relatori, niente ricircolo dell’aria per gli impianti di condizionamento: sono alcune delle regole da rispettare per organizzare congressi e convegni, che in base al Decreto Riaperture possono riprendere. Le Linee Guida da applicare sono quelle approvate dalla Conferenza delle Regioni, consultabili sul portale delle Regioni e recepite con Ordinanza del Ministero della Salute, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 9 giugno. In base al DL Riaperture (articolo 7 dl 52/2021), il primo luglio è la data della ripresa di convegni e congressi. In tutti i casi, è necessario il rispetto delle linee guida per fiere (già partite dal 15 giugno), congressi e convegni, che non prevedono l’obbligo di green pass.

Partecipanti, ingresso, ospitalità e sala riunione: cosa fare ?

  • Partecipanti: gli organizzatori devono valutare il numero massimo di presenze simultanee in relazione al volume della sala, ai ricambi d’aria, la presenza durante il corso in base alla capacità degli spazi individuati ai fini di  ridurre l’affollamento e garantire il distanziamento. Se l’evento è suddiviso in più luoghi/padiglioni, fisicamente separati tra loro, è necessario determinare il numero massimo di partecipanti per ogni ambiente. Pertanto, è necessario utilizzare sistemi di misurazione degli accessi, nonché restrizioni di accesso e movimento, anche attraverso sistemi di prenotazione del giorno e dell’ora di ingresso, per evitare assembramenti.
  • Ingresso: i posti devono essere organizzati in modo da garantire un accesso ordinato, evitare la folla e mantenere sempre una distanza di almeno 1 metro. Se possibile, organizza percorsi di ingresso e uscita separati.
  • Determinazione della temperatura corporea: l’accesso è vietato se è superiore a 37,5°C.
  • Guardaroba: I vestiti e gli effetti personali devono essere riposti in appositi sacchetti porta abiti.
  • Ospitalità: promuovere l’utilizzo delle tecnologie digitali nei processi organizzativi e partecipativi (esempio: sistema di prenotazione, pagamento biglietti, compilazione moduli, stampa sistemi di riconoscimento, check-in, conduzione di test di valutazione e gradimento, rilascio attestati di partecipazione), al fine di evitare future incontri. Per motivi di privacy, tieni un registro delle presenze di 14 giorni. Potrebbe essere necessario adattare una postazione di lavoro per l’area segreteria e reception, se non è già dotata di barriere fisiche (es. schermi). Consenti l’accesso solo agli utenti registrati con successo.
  • Sale riunioni: Le sedute devono garantire una distanza minima tra un partecipante e l’altro, sia frontale che laterale, di almeno un metro (con possibilità di aumentare fino a due metri all’interno, secondo lo scenario di rischio epidemiologico) con l’utilizzo obbligatorio di un maschera. Queste distanze possono essere ridotte solo utilizzando adeguate barriere fisiche per evitare la contaminazione. Il tavolo del relatore e il podio di presentazione devono essere riposizionati per mantenere una distanza di sicurezza che consenta ai relatori/moderatori di intervenire senza indossare la mascherina.