E’ buona norma redigere e approvare la previsione economico finanziaria entro il 20 dicembre dell’anno precedente affinché si possa pianificare l’attività aziendale per i dodici mesi successivi. Solitamente la redazione del prospetto di previsione compete all’area amministrativa la quale si dovrà avvalere della collaborazione di tutte le altre aree operative all’interno dell’azienda. Questo lavoro di gruppo deve necessariamente essere eseguito in armonia e in cooperazione poiché dalla sua redazione realistica dipende il successo dell’impresa.
Per eseguire un corretto controllo di gestione occorre almeno avere due prospetti: la previsione economico-finanziaria dell’anno e un rapporto mensile che tiene conto del consuntivo di un determinato periodo. Queste linee guida rappresentano le più elementari operazioni applicabili in tutte le società . Resta ovvio che talune imprese potranno personalizzare la procedura secondo le proprie esigenze o disposizioni del management.
Nel corso dell’esercizio dovranno essere redatti dei rapporti mensili per la rilevazione degli scostamenti a consuntivo. I valori a consuntivo possono essere così recuperati:
Spese generali (cancelleria, materiali di consumo): dalle fatture passive o dagli impegni assunti con i fornitori per merce consegnata/servizi ricevuti anche se non è stata ancora ricevuta la fattura;
Servizi e utenze (spese di vigilanza, pulizie, energia elettrica, telefono): dalle fatture ricevute o dallo storico dei costi sostenuti per le fatture non ricevute;
Personale (retribuzioni, oneri sociali): dal costo effettivamente sostenuto tenendo conto delle tredicesime/quattordicesime da liquidare/liquidate;
Ammortamenti: in base ai dodicesimi del valore da ammortizzare;
Tasse e imposte: dai costi effettivamente sostenuti o da sostenere calcolati sulla base del valore storico;
Ricavi: dalle fatture attive emesse o dagli impegni assunti con i clienti per merce consegnata/servizi prestati anche se non è ancora stata emessa la fattura.
In pratica si dovrà provvedere ad analizzare gli stessi dati indicati nella previsione con i dati reali. Una volta completato il prospetto relativo ai valori consuntivi si dovrà confrontarlo con la previsione al fine di individuare eventuali scostamenti, le relative cause e, di conseguenza, definire le strategie per risolvere l’eventuale problema.
