lunedì 18 ottobre 2021

I segreti per rendere il nostro documento di Microsoft Word molto più accessibile ai collaboratori

Quando si crea un documento Microsoft Word, bisognerebbe rendere l’accessibilità e l’inclusività una priorità assoluta. Ecco alcune regole generali e best practice da seguire per rendere il tuo documento più accessibile a tutti, comprese le persone con disabilità.

Aggiungi testo alternativo (Alt) alle immagini

Uno screen reader, come suggerisce il nome, legge ad alta voce il testo su uno schermo. Tuttavia, per quanto sofisticati possano essere gli screen reader, non possono comprendere il contesto di un’immagine senza l’aiuto del testo alternativo. Quando aggiungi testo alternativo a un oggetto in Word, consenti ai lettori di schermo di raccogliere e leggere ad alta voce la descrizione, fornendo un aiuto alle persone con disabilità visive.

Sapere quali oggetti dovrebbero includere il testo alternativo è importante. Se un’immagine è strettamente decorativa (come i bordi della pagina), è sicuro escludere il testo alternativo e puoi contrassegnare l’immagine come decorativa in Word. Quando lo fai, le utilità per la lettura dello schermo faranno sapere all’utente che l’oggetto in questione è solo per scopi estetici. Puoi anche saltare l’aggiunta di testo alternativo alle tabelle, poiché gli screen reader sono in grado di catturare il contenuto all’interno di quelle senza alcun aiuto aggiuntivo.

Tu dovresti aggiungere testo alternativo a qualsiasi oggetto visivo che aggiunge ulteriore contesto al tuo documento. Questo include quasi sempre tutto:

  • immagini
  • fotografie
  • immagini
  • diagrammi
  • grafici
  • icone
  • forme

Scrivere un testo alternativo efficace può richiedere anche un po ‘di pratica. Vuoi assicurarti di descrivere accuratamente l’aspetto visivo in una o due frasi (anche se alcune parole accuratamente selezionate possono anche fare il trucco).

Ecco alcuni suggerimenti generali per scrivere un buon testo alternativo:

  • Non includere frasi come “un’immagine di” o “una rappresentazione grafica”.
  • Non includere contenuto testuale che appare intorno all’immagine come testo alternativo.
  • Scrivi il testo alternativo nello stesso modo in cui scriveresti qualsiasi altra frase descrittiva.
  • Quando si include il testo alternativo per i diagrammi di flusso, includere l’intero processo dall’inizio alla fine. Potrebbe essere più lungo del testo alternativo per altri grafici, ma è necessario.

Microsoft cerca di semplificarti dandoti la possibilità di aggiungere automaticamente il testo alternativo alle immagini, ma non dovresti fare affidamento su questo caratteristica. È come chiedere a qualcun altro di scrivere i tuoi contenuti per te e non puoi garantire che la descrizione sia accurata. Possiedi i tuoi contenuti.

Per aggiungere testo alternativo agli oggetti in Word, fare clic sull’immagine per selezionarla, quindi fare clic sull’opzione “Testo alternativo” nel gruppo “Accessibilità” della scheda “Formato immagine”.

 

Il riquadro “Alt Text” apparirà a destra del documento di Word. Qui puoi scrivere il tuo testo alternativo, fare in modo che Word generi una descrizione per te o contrassegnare l’elemento grafico come decorativo.

 

Le immagini non sono gli unici supporti utilizzati nei documenti di Microsoft Word: anche i video possono svolgere un ruolo importante.

Includi sottotitoli nei video

I video possono essere un’ottima risorsa, ma devi assicurarti che le informazioni nel video siano accessibili a tutti. Ciò significa aggiungere didascalie chiuse per coloro che potrebbero avere difficoltà di udito e preferiscono leggere il testo sullo schermo.

Purtroppo, Microsoft Word non dispone di una funzione integrata per l’aggiunta di sottotitoli codificati ai video. Ciò significa che se hai creato il video da solo, devi fare le cose alla vecchia maniera. Puoi utilizzare un editor di testo (come Blocco note) per creare i sottotitoli, quindi salvare il file con l’estensione VTT.

Se stai collegando o incorporando un video di YouTube, allora (molto probabilmente) avrà già sottotitoli grazie al riconoscimento vocale di Google che genera questo testo automaticamente. Questo ti farà risparmiare un po ‘di tempo, ma queste didascalie non sono sempre accurate. Prova a guardare tu stesso il video utilizzando i sottotitoli per vedere cosa vedrà il tuo pubblico. Se i sottotitoli non sono accurati, prendi in considerazione il collegamento a un’altra fonte.

Usa un collegamento ipertestuale significativo

Gli utenti possono saltare da un collegamento all’altro con uno screen reader, quindi è importante che il testo del collegamento ipertestuale non sia ambiguo. In altre parole, se il testo dice solo “fai clic qui”, “vedi altro” o qualcosa di simile, l’utente non capirà il significato del collegamento quando lo screen reader lo legge fuori contesto.

Se puoi farlo in modo naturale, è meglio usare il titolo della destinazione nel testo in modo che l’utente sappia esattamente qual è il link.

Anche l’aggiunta di collegamenti alle immagini non è insolita. Tuttavia, questo rende le cose difficili per i lettori di schermo. Se devi aggiungere un link a un’immagine, assicurati che il testo alternativo dell’immagine descriva lo scopo e la posizione del link, non l’immagine stessa. Per questo motivo, però, dovresti cercare di evitare di utilizzare i link nelle immagini quando possibile.

Sebbene l’usabilità e l’accessibilità dei collegamenti possano richiedere un po ‘di tempo, il vantaggio che porta al tuo pubblico vale l’investimento.

Usa formati di testo e colori accessibili

Quando inserisci un collegamento nel testo, Microsoft Word aggiunge una sottolineatura per impostazione predefinita. Sebbene sia possibile rimuovere la sottolineatura dal collegamento ipertestuale, c’è una buona ragione per lasciarla lì.

Quando utilizzi indicatori diversi dal colore, rendi più facile per le persone daltoniche o ipovedenti comprendere le informazioni che stai cercando di trasmettere, sia che si tratti di sapere quale testo contiene un collegamento, sia che si utilizzino segni di spunta e X invece verde e rosso per indicare che qualcosa è corretto o errato.

Inoltre, assicurati che il contrasto tra il testo e lo sfondo del documento sia sufficiente. Se usi un colore chiaro (ad es. Grigio chiaro) su uno sfondo bianco, renderai il tuo testo difficile da leggere.

Ci sono app per il controllo del contrasto del colore disponibili online che fanno un ottimo lavoro per farti sapere se il contrasto nel tuo documento è sufficiente o meno. In alternativa, puoi semplicemente utilizzare lo strumento di verifica dell’accessibilità integrato di Microsoft Word.

Crea una struttura del documento logico

Costruire una struttura logica del documento significa semplicemente usare i titoli e usarli correttamente. Un errore comune che le persone commettono quando cercano di organizzare le diverse sezioni del loro contenuto è semplicemente ridimensionare il testo e renderlo in grassetto. Ciò presenta diversi problemi, ad esempio rendere più difficile per gli screen reader leggere e comprendere la struttura dei tuoi contenuti, per non parlare del fatto che il tuo documento non sarà adeguatamente tabulato.

Word dispone di una libreria di stili di intestazione di dimensioni adeguate tra cui scegliere nel gruppo “Stili” della scheda “Home”. Se nessuno di essi corrisponde allo stile del documento, puoi modificare gli stili di intestazione predefiniti.

Ma usare i titoli non è sufficiente: devi usarli nel modo giusto. Ciò significa annidare le intestazioni in un ordine logico. Ad esempio, ecco come appare la struttura delle intestazioni:

  • Intestazione 1
  • Intestazione 2
  • Intestazione 3
  • Intestazione 3
  • Intestazione 2
  • Intestazione 3

Ed ecco un esempio di cattiva struttura delle intestazioni:

  • Intestazione 3
  • Intestazione 1
  • Intestazione 3
  • Intestazione 2
  • Intestazione 1

Inoltre, ti consigliamo di utilizzare gli strumenti di formattazione incorporati quando appropriato. Ad esempio, se si desidera creare un elenco, è possibile utilizzare la funzione di elenco numerato / puntato che si trova nel gruppo “Paragrafo” della scheda “Home”. È preferibile digitare un trattino, aggiungere uno spazio e quindi inserire il testo.

Usa intestazioni di tabella e strutture semplici

A volte non è possibile creare tabelle semplici, ma quando lo è, dovresti. I lettori di schermo leggono le tabelle (motivo per cui non è necessario aggiungere testo alternativo) e si tengono al passo con la posizione contando le celle della tabella. Quando si nidifica una tabella in una tabella o si utilizzano celle divise, è incredibilmente difficile per lo screen reader tenerne traccia.

Gli screen reader si basano anche sulle informazioni di intestazione della tabella per identificare colonne e righe. Puoi aggiungere un’intestazione alla tua tabella. Fare clic in un punto qualsiasi della tabella e quindi, nel gruppo “Opzioni stile tabella” della scheda “Struttura tabella”, fare clic sulla casella accanto a “Riga di intestazione” per selezionarla.

Rivedi il tuo documento con Verifica accessibilità

Verifica accessibilità di Microsoft Word esegue la scansione del documento e restituisce suggerimenti per rendere i contenuti più accessibili. Ciò include cose come la scansione di immagini per assicurarsi che contengano testo alternativo e assicurarsi che le tabelle utilizzino una struttura semplice.

Tuttavia, ci sono alcune limitazioni. Verifica accessibilità non può controllare i video per i sottotitoli, né può capire se stai usando il colore per trasmettere informazioni. Anche dopo aver utilizzato questo strumento, assicurati di scansionare visivamente il tuo documento una volta prima di inviarlo.

Per utilizzare Verifica accessibilità, fare clic sulla scheda “Revisione”, quindi fare clic sull’icona sopra “Verifica accessibilità” nel gruppo “Accessibilità”.

I risultati dell’ispezione appariranno nel riquadro “Accessibilità” a destra del documento. Qui puoi esaminare gli errori e gli avvisi restituiti.

Dopo aver eseguito Verifica accessibilità e non restituisce alcun problema, eseguire un’ultima scansione visiva del documento, quindi è pronto per essere inviato.