giovedì 28 ottobre 2021

Guida per organizzare convegni e congressi: parte 2

Oltre al numero massimo di partecipanti in base a posti disponibili, regole di entrata e uscita, bagagli  lasciati nell’armadio, distanza tra i sedili di almeno un metro, igienizzazione costante delle postazioni e degli strumenti utilizzati dai relatori, niente ricircolo dell’aria per gli impianti di condizionamento, ecco le altre regole per l’organizzazione dei convegni dopo il 01 luglio 2021.

Prima di leggere questa seconda parte, leggi anche l’articolo pubblicato oggi alle 20.30

Ecco le altre regole per l’organizzazione dei convegni e meeting da non tralasciare. Ricordiamo che le Linee Guida da applicare sono quelle approvate dalla Conferenza delle Regioni, consultabili sul portale delle Regioni e recepite con Ordinanza del Ministero della Salute, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 9 giugno in base al DL Riaperture (articolo 7 dl 52/2021).

  • Relatori, moderatori e uditori: microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, etc. vanno disinfettati prima dell’utilizzo iniziale verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Successivamente devono essere protetti da possibili contaminazioni da una pellicola per uso alimentare o clinico da sostituire possibilmente ad ogni utilizzatore.
  • Aree poster: spazi organizzati per favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi. E’ consigliata la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti. Eventuali materiali informativi e scientifici potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
  • Aree espositive: stesse regole previste negli altri spazi in materia di distanziamento e contingentamento accessi. Eventuali materiali informativi, promozionali, gadget potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
  • Personale (es. accettazione, tecnici, tutor d’aula): considerata la condivisione prolungata del medesimo ambiente, dovranno indossare la mascherina a protezione delle vie respiratorie per tutta la durata delle attività e procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti.
  • Informativa prevenzione: deve essere comprensibile anche per i clienti di altra nazionalità, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione facendo anche riferimento al senso di responsabilità del visitatore stesso.
  • Igiene delle mani: disponibili per gli utenti e per il personale in più punti delle aree (es. biglietteria, sale, aule, servizi igienici, etc.).
  • Ricambio d’aria: quando è possibile, tenere aperte porte, finestre e vetrate al fine di favorire il ricambio d’aria naturale negli ambienti interni. In ragione dell’affollamento e del tempo di permanenza degli occupanti, dovrà essere verificata l’efficacia degli impianti al fine di garantire l’adeguatezza delle portate di aria esterna secondo le normative vigenti. In ogni caso, l’affollamento deve essere correlato alle portate effettive di aria esterna. Per gli impianti di condizionamento, è obbligatorio, se tecnicamente possibile, escludere totalmente la funzione di ricircolo dell’aria. Vanno rafforzate le misure per il ricambio d’aria naturale e/o attraverso l’impianto, e va garantita la pulizia, ad impianto fermo, dei filtri dell’aria di ricircolo per mantenere i livelli di filtrazione/rimozione adeguati. Se tecnicamente possibile, va aumentata la capacità filtrante del ricircolo, sostituendo i filtri esistenti con filtri di classe superiore, garantendo il mantenimento delle portate. Nei servizi igienici va mantenuto in funzione continuata l’estrattore d’aria.
  • Buffet: deve essere garantita la somministrazione da parte di personale incaricato, escludendo la possibilità per i clienti di toccare quanto esposto e prevedendo in ogni caso la mascherina. La modalità self-service può essere eventualmente consentita per buffet realizzati esclusivamente con prodotti confezionati in monodose. La distribuzione degli alimenti deve avvenire con modalità organizzative che evitino la formazione di assembramenti anche attraverso una riorganizzazione degli spazi in relazione alla dimensione dei locali. Vanno valutate idonee misure (segnaletica a terra, barriere, ecc.) per garantire il distanziamento interpersonale di almeno un metro.